Rimborso chilometrico: calcolo e tassazione

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Che cos’è il rimborso chilometrico

Rimborso chilometrico: ovvero una indennità che il lavoratore percepisce per i costi di cui si fa carico utilizzando la propria auto a fini lavorativi, in particolare in occasione di trasferte professionali. Una valida alternativa all’acquisto di un mezzo aziendale, che da un punto di vista fiscale è diventato meno conveniente per i datori di lavoro.

Il calcolo del rimborso che spetta al dipendente deve essere effettuato utilizzando le tabelle ACI, annualmente aggiornate e pubblicate in Gazzetta Ufficiale. Per capire invece come viene trattato fiscalmente e quanto viene tassato il rimborso chilometrico, è necessario rifarsi al Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR), in particolare agli articoli 95 e 51, oltre che alla recente risoluzione dell’Agenzia delle Entrate 92/E del 2015.

Il rimborso in busta paga

L’azienda che deve mandare il proprio lavoratore in continue trasferte può dunque scegliere, piuttosto che acquistare un’auto aziendale, di autorizzare il dipendente ad utilizzare la propria auto, corrispondendogli i costi relativi. Non è necessario che l’auto sia di proprietà del lavoratore, è sufficiente che sia nella sua disponibilità, come accade anche in caso di noleggio intestato al lavoratore stesso. Di norma, per quanto riguarda il dipendente, il rimborso chilometrico, se relativo ai costi proporzionali all’uso, non viene tassato, non essendo considerato una forma di remunerazione, ma un semplice indennizzo di spesa. Diverso il caso di costi non proporzionali (considerati fringe benefit), di cui vedremo meglio il significato più avanti, che vengono tassati come reddito.

Non è però sempre così, come ha chiarito l’Agenzia delle Entrate: se la trasferta avviene al di fuori del comune in cui normalmente il lavoratore svolge la propria attività (ad esempio, al di fuori del comune in cui ha sede l’azienda o in cui si trova l’unità a cui il lavoratore è adibito) e vengono applicate le tabelle ACI, facendo ricorso a parametri precisi quali i chilometri di percorrenza, il rimborso chilometrico è esente da tassazione. Viceversa, verrà tassato come reddito il rimborso per trasferte all’interno del medesimo comune di sede lavorativa. Da precisare che queste indicazioni valgono anche per i dipendenti pubblici e per i collaboratori.

Il rimborso del tragitto casa/lavoro

Capita di frequente che il lavoratore non parta per la propria trasferta lavorativa dalla sede dell’azienda, ma direttamente da casa propria. Si può avere il rimborso chilometrico anche in questo caso?

Senz’altro sì, ma il regime fiscale di quell’indennizzo è differente. Lo ha chiarito proprio l’Agenzia delle Entrate, con la risoluzione del 30 ottobre 2015: se la distanza casa/lavoro è maggiore della distanza azienda/lavoro, l’indennizzo che l’azienda corrisponde per quel pezzo di tragitto in più entra a far parte del reddito imponibile del dipendente e viene quindi normalmente tassato, come imposto dagli articoli 49 e 51 del TUIR. Se invece la distanza è inferiore, viene considerato un semplice rimborso e dunque va esente da tassazione.

Costi rimborsabili

L’indennizzo chilometrico corrisposto al dipendente viene calcolato utilizzando le tabelle ACI pubblicate in Gazzetta Ufficiale. Le tabelle, come anticipato, considerano due tipi di costi annuali per l’impiego dell’auto: i costi proporzionali all’utilizzo, che dipendono da quanto il mezzo viene effettivamente usato (ad esempio: costo pneumatici, rifornimento carburante, costo di manutenzione e riparazioni), e i costi non proporzionali (ad esempio: assicurazione RCA, bollo auto) che sono svincolati dall’effettivo utilizzo del mezzo.

Abbiamo già visto le differenze fiscali per il lavoratore. Ma ci sono differenze anche per l’azienda: i costi proporzionali indennizzati al lavoratore, purché l’auto appartenga alle categorie dei 17 cavalli fiscali, se benzina, o dei 20 cavalli fiscali, se diesel,  sono interamente deducibili per l’azienda. L’azienda può anche scegliere di rimborsare una parte dei costi non proporzionali, eventualmente avendo prima avuto cura di individuare un criterio di calcolo che tenga conto dell’uso misto (lavoro/privato) del mezzo.

Modello di calcolo del rimborso

Calcolare il rimborso chilometrico, dunque, non è difficile. Prendiamo ad esempio il caso di un lavoratore che utilizzi una Ford Focus 1.0 125 cv Ecoboost: secondo le ultime tabelle ACI il costo chilometrico annuale per questa auto è € 0,4649, mentre i costi non proporzionali annuali (definiti come fringe benefit) sono pari a € 2.092,03. Ipotizzando che i chilometri percorsi nelle trasferte siano 20.000 e i giorni di trasferta 160, questi i calcoli da fare:

• rimborso dei costi proporzionali → 0,4649*20.000=9.298,00
• rimborso dei costi non proporzionali → 2.092,03*160/365=917,05

Nell’esempio fatto il rimborso chilometrico spettante sarà complessivamente pari a € 10.215,05. Il regime fiscale delle parti che compongono il rimborso sarà quello spiegato sopra. Naturalmente, possono essere rimborsate anche eventuali spese connesse alla trasferta ma non direttamente all’utilizzo del mezzo (quali pernottamenti, cene), a condizione che vengano documentate e scrupolosamente annotate per data, luogo e tipologia.

Questi i segreti del rimborso chilometrico. Se però la matematica non è il tuo forte o vuoi essere sicuro di aver fatto i conteggi e le valutazioni giuste, puoi utilizzare il servizio che ACI mette gratuitamente a disposizione degli utenti del web.