PEC: cos’è, come funziona e quanto costa

PEC, ovvero Posta Elettronica Certficata: una specie evoluta di e-mail in grado di attestare quando il destinatario riceve la comunicazione e se il messaggio è stato recapitato integro. I costi, gli elenchi dei gestori e le conseguenze della PEC.

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PEC, ovvero Posta Elettronica Certificata. Una sorta di e-mail sofisticata, in grado di dimostrare che un determinato messaggio è stato inviato proprio da te ed è stato recapito proprio al tuo destinatario.

Non si scappa e non ci sono scuse, perché voler sostenere di non averla ricevuta è come voler far finta di non aver mai visto una multa perché ci si è rifiutati di andare a ritirare la raccomandata in posta.

Vediamo come funziona e quali obblighi fa nascere.

Cos’è la PEC

La PEC (Posta Elettronica Certificata) è una particolare forma di posta elettronica, cioè di e-mail, che ha dei requisiti tecnici specifici. La PEC è infatti basata su tecnologie che consentono di certificare ora di invio e di ricezione della comunicazione, l’identità di chi la trasmette, l’integrità del messaggio e il fatto che è stata consegnata al destinatario.

La PEC è, in poche parole, equivalente ad una lettera raccomandata con ricevuta di ritorno. Infatti, quando si spedisce una comunicazione tramite PEC ritornano al mittente due tipi di certificazione:

  • la prima attesta che la comunicazione spedita dal proprio indirizzo PEC è stata presa in carico del sistema che fornisce il servizio;
  • la seconda è la vera e propria ricevuta di consegna, firmata digitalmente, ed attesta che il messaggio inviato è stato consegnato, tutto intero, nella casella PEC del destinatario.

Il consiglio è di salvare come file e stampare entrambe le certificazioni, come prova del corretto invio e dell’avvenuta consegna.

A cosa serve la PEC

La PEC ha ovviamente sostituito molte comunicazioni che prima venivano fatte con lettera cartacea o con fax, essendo in grado di certificare la ricezione di quanto inviato proprio come gli altri due mezzi citati. Ciò è vero soprattutto nelle comunicazioni che vengono da uffici pubblici (ad esempio in caso di comunicazioni da Tribunali o Agenzia delle Entrate), dove le comunicazioni agli utenti vengono inviate tramite questo sistema.

Quindi se vuoi fare una comunicazione e avere la prova che il destinatario l’ha ricevuta in una certa data, la PEC fa per te. Attenzione però: la certificazione del ricevimento funziona soltanto se la comunicazione è inviata da un indirizzo PEC e viene ricevuta da un indirizzo PEC.

E se invio o ricevo una PEC con un indirizzo e-mail normale?

Chiariamo subito una cosa: non tutti gli indirizzi PEC consentono di inviare o ricevere comunicazioni a o provenienti da un indirizzo e-mail normale, dunque non certificato.

Anche qualora lo consentano, non c’è nessuna prova della consegna: così, se invii un comunicazione dal tuo indirizzo di posta elettronica ad un indirizzo PEC non avrai alcun prova che il destinatario l’abbia ricevuta; ugualmente, se usi la PEC per scrivere ad un indirizzo di e-mail ordinaria ti tornerà soltanto la prima delle ricevute previste (quella che dice che il sistema l’ha presa in carico), ma nessuna certificazione dell’avvenuta consegna.

Riassumendo: inviare o ricevere una PEC su un indirizzo di posta elettronica ordinaria equivale a inviare o ricevere una e-mail normale. Con in più il rischio che la comunicazione non arrivi mai per incompatibilità dei sistemi.

Quando la PEC è obbligatoria

La legge n. 2 del 28 gennaio 2009 ha introdotto in Italia l’obbligo, per professionisti ed imprese, di munirsi di un indirizzo PEC. Ad esempio, avvocati e commercialisti devono tutti avere un indirizzo PEC e così pure le società e gli uffici pubblici, come comune e regione. Trovare l’indirizzo di questi soggetti è possibile in diversi modi:

  • sito ordine di appartenenza: professionisti come avvocati e commercialisti sono iscritti obbligatoriamente al proprio ordine, che si articola in sedi locali. Spesso è quindi sufficiente cercare on line il sito dell’ordine di appartenenza (ad esempio, nel mio caso si tratta dell’Ordine degli Avvocati di Bologna) e poi fare una ricerca tra gli iscritti o nell’Albo utilizzando il cognome del professionista che si cerca. A quel punto cliccando sul nome si apre una scheda in cui spesso è indicata anche la PEC;
  • sito del Registro Imprese: le società, le imprese e diverse attività professionali sono registrate qui e hanno l’obbligo di comunicare l’indirizzo PEC quando si iscrivono. Anche in questo caso basta una ricerca col nome della società o dell’impresa per visualizzare la relativa scheda.
  • sito INI-PEC: è un sito predisposto dal Ministero dello Sviluppo Economico e raggruppa gli indirizzi di imprese e professionisti, offrendo una panoramica completa. Attenzione però: non sempre funziona perfettamente, il consiglio è di non inserire troppi dati del soggetto che si cerca perché questo sembra mandare in confusione il motore di ricerca. Se non la ricerca non ti dà risultati, puoi consultare il nostro articolo dedicato a INI-PEC, che spiega passo passo come utilizzare il sito e come funziona la registrazione degli indirizzi.
PEC: cos'è, come funziona e quanto costaPEC: cos’è, come funziona e quanto costa http://bit.ly/2h11cSq via @6sicuro

Obbligo di risposta ad una PEC

In molti pensano che ci sia una specie di dovere di risposta ad una PEC e addirittura un termine entro cui si deve rispondere. Non è così: non esiste un obbligo di risposta che sia collegato al fatto che una comunicazione venga inviata con la posta certificata.

Discorso diverso vale per il termine contenuto nell’atto: se mi viene notificata una cartella esattoriale tramite PEC (sì, è possibile una notifica di questo tipo per le società, le imprese e i professionisti) e questa cartella può essere impugnata entro 60 giorni è chiaro che questo termine è valido e decorre dalla data in cui la mia casella PEC ha ricevuto il messaggio.

Ciò che è importante sapere è che la PEC funziona come una raccomandata con avviso di ricevimento, ma molto più veloce: se invio una PEC ora tra qualche minuto avrò già la ricevuta di consegna del messaggio, senza dover attendere i tempi delle poste o che decorrano i giorni per la compiuta giacenza.

E, proprio come una raccomandata, avrò la certezza legale dell’avvenuta consegna a prescindere dal fatto che il destinatario abbia effettivamente letto la mia PEC o meno.

Quindi attenzione: chi ha un indirizzo PEC non si deve limitare a tenerlo attivo, ma lo deve controllare periodicamente, o rischia di ritrovarsi un fermo amministrativo senza nemmeno sapere perché e senza poter lamentare di non esserne venuto a conoscenza.

Come avere una PEC

Se vuoi ottenere un indirizzo PEC ma non sai come, ti consiglio di utilizzare il sito della Presidenza del Consiglio dei Ministri: ci trovi elencati tutti i gestori autorizzati di PEC, con i link ai loro siti, dove verrai guidato in pochi passi ad aprire il tuo indirizzo PEC.

Ad oggi non esistono gestori che offrano il servizio gratuitamente, a differenza di quanto avviene con la e-mail ordinaria. Questo perché la PEC richiede un servizio di certificazione e firma digitale che non è presente nella posta elettronica normale.

Tuttavia vi sono alcuni gestori che offrono dei periodi di prova gratuiti, come Legalmail, e altri che propongono diversi tipi di indirizzo PEC, a partire da prezzi base davvero vantaggiosi, come nel caso di Aruba.

Sara Bolzani

Avvocato civilista a Bologna, gestisco uno studio legale e un blog, entrambi con passione e parecchia ironia. Nel lavoro mi occupo soprattutto di RCA, condominio, eredità e contratti. Nel tempo libero scrivo di tutto (quello che mi capita) e di tutti (quelli che incontro).

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