Fattura elettronica obbligatoria: cos’è e come usarla

Finalmente online l'applicazione gratuita dell'Agenzia delle Entrate per gestire la fattura elettronica. Generazione, trasmissione e conservazione, disponibili senza esborsi in denaro.

fattura elettronica

Cos’è la fattura elettronica e chi è obbligato a farla?

Tutte le imprese che lavorano con la pubblica amministrazione, dal 31 marzo 2015, sono obbligate ad emettere fattura elettronica ed archiviarla attraverso la conservazione sostitutiva.

La fattura elettronica è un flusso di dati in formato XML che contiene gli stessi dati di una fattura cartacea. Una volta generato, questo file deve essere inviato ad un sistema di interscambio il quale, dopo avere verificato che tutto sia correttamente compilato, invia la fattura all’ente destinatario.

Da questo momento in poi scatta l’obbligo, entro 15 giorni, di archiviare digitalmente i documenti attraverso la conservazione sostitutiva che deve rendere tali documenti disponibili alla consultazione per almeno 10 anni.

Fattura elettronica: come adeguarsi alla normativa?

Le imprese hanno a disposizione diverse tipologie di servizi che si occupano sia della generazione del file XML che della conservazione sostitutiva:

  • Infocamere ha messo a disposizione della piccola e media impresa un servizio gratuito che si può attivare attraverso la propria Carta Nazionale dei Servizi (firma digitale). Segui questo link per scoprire come;
  • Le associazioni di categoria (Lapam, CNA, Confesercenti, etc.) si sono già attivate per fornire il servizio ai propri clienti attraverso il pagamento di un canone annuale;
  • Online ci sono diverse soluzioni valutabili in funzione della dimensione dell’impresa: servizi che offrono un pacchetto annuale con un numero X di fatture comprese, altri che offrono un costo fisso “a singola fattura”.

Come individuare il servizio più vantaggioso per la tua impresa?

La prima analisi da fare è relativa al numero di fatture (e ovviamente ai ricavi da esse derivanti) emesse annualmente verso la pubblica amministrazione. Con questo dato alla mano, si possono fare alcune riflessioni:

  • Il servizio di Infocamere è vantaggioso, ma costringe a fare tutto in autonomia e, se sei un imprenditore, il tuo tempo o quello di un tuo dipendente è prezioso ed ha un costo;
  • Appoggiarsi alle associazioni di categoria ha sicuramente il vantaggio di avere un unico referente per tutta la contabilità, ma il canone annuale potrebbe talvolta essere eccessivo rispetto i ricavi generati da queste fatture;
  • I servizi online vanno valutati bene: occorre accertarsi che siano certificati, che le modalità operative siano chiare e di semplice attuazione, che i costi possano essere facilmente ammortizzati dai ricavi.

Si può gestire autonomamente fatturazione e conservazione elettronica?

Gli sviluppatori dei gestionali hanno già predisposto gli aggiornamenti software per generare e, a seconda del pacchetto scelto, inviare la fattura elettronica al sistema di interscambio. In alcuni di questi casi si può valutare la conservazione sostitutiva “in house” che richiederà questi requisiti:

  • Nominare un Responsabile della conservazione sostitutiva;
  • Redigere un manuale della Conservazione Sostitutiva in cui sono indicate le procedure relative la creazione e protezione dell’archivio digitale;
  • Creare gli archivi digitali su supporti informatici apponendovi marca temporale e firma digitale;
  • Trasferire i documenti in modalità sicura e protetta su canale FTP.

Secondo gli esperti, vista la complessità e l’investimento di risorse che richiede, questo tipo di gestione, in totale autonomia, è probabilmente indicata solo per imprese che abbiano la necessità di muovere un volume di dati molto consistente.

Fattura elettronica obbligatoria: cos'è e come usarlaFattura elettronica obbligatoria: cos’è e come usarla http://bit.ly/1dhJYfm via @6sicuro

Fattura elettronica: informazioni aggiuntive

  • Sarà necessario, qualunque sia il mezzo scelto per gestire la fatturazione elettronica, nominare un responsabile della Conservazione Sostitutiva;
  • L’Agenzia delle Entrate ha predisposto un sito dedicato all’argomento dove trovare tutte le normative e le informazioni utili;
  • La numerazione delle fatture elettroniche non deve necessariamente essere progressiva rispetto le fatture tradizionali; generalmente le fatture elettroniche hanno un loro progressivo;
  • L’impresa che emette fattura verso la pubblica amministrazione, non incassa l’IVA che viene versata direttamente nelle casse del Fisco.

Fattura elettronica: l’app dell’Agenzia delle Entrate

La fattura elettronica è ormai obbligatoria per regolare i rapporti con la Pubblica Amministrazione, mentre negli affari tra privati, il cosiddetto B2B, è ancora facoltativa. Ma fino ad oggi il Fisco non aveva garantito un servizio gratuito per la generazione, trasmissione e conservazione delle fatture.
A partire dal 1° luglio 2016. invece, attraverso il sito dell’Agenzia delle Entrate ed utilizzando le credenziali che abitualmente si adottano per la fruizione dei servizi online del Fisco, è possibile accedere all’applicazione web dedicata alla fattura elettronica.
Questo il percorso:

  • collegarsi al sito dell’Agenzia delle Entrate;
  • accedere all’Area Riservata (in alto a destra nella home page);
  • inserire le credenziali Entratel, Fisconline, CNS (carta nazionale dei servizi) o SPID (Sistema Pubblico di Identità DIgitale);
  • accedere all’applicazione.

L’applicazione è stata realizzata in collaborazione con la SOGEI, partner tecnologico del Ministero dell’Economia e delle Finanze, e nei prossimi mesi verrà rilasciata la versione mobile per poter accedere e fatturare attraverso smartphone e tablet.

Fattura elettronica: possibile anche fra privati

L’introduzione dell’applicazione gratuita da parte dell’Agenzia delle Entrate, punta ad una maggiore semplificazione dei rapporti tra Fisco e contribuenti. L’Agenzia afferma infatti che gli obiettivi di questa iniziativa “sono la digitalizzazione dei processi amministrativi, con un conseguente risparmio di carta, stampa, spedizione, archiviazione, e la gestione più rapida ed efficiente delle fatture, con una conseguente riduzione degli errori e dei relativi oneri”.

A partire dal 1° gennaio 2017, imprese, artigiani e professionisti avranno la facoltà, e non l’obbligo è opportuno ricordarlo, di utilizzare la fattura elettronica anche nei rapporti tra privati, con quei clienti che non sono Pubblica Amministrazione.
Fino al 31 dicembre 2016 ci sarà una fase transitoria per cui il sistema di interscambio funzionerà esclusivamente per le fatture emesse per la PA, mentre per quelle riguardanti i rapporti fra privati, sarà comunque necessario un invio del documento, pur generato tramite app, via mail.

Michela Calculli

Dagli studi professionali tra Milano e Torino al blog personale, passando per un'esperienza televisiva che ha segnato la svolta. Tre grandi passioni: la scrittura, il fisco, la semplicità. Sempre in equilibrio tra famiglia e professione tra comunicazione e aggiornamento fiscale.

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